Фирма электромонтажных работ

«Эра» обратилась к нам, чтобы мы помогли навести порядок в финансах и вообще дали понимание, что происходить на фирме, какие направление прибыльные, а какие нет. Название выдуманное, для того что сохранить конфиденциальность клиента. Для начала занялись сбором информации. Интегрировали сбор фактических данных в проектный калькулятор. Мне предстояло организовать сбор отчетов — но как, если проконтролировать правильность сбора и ввода цифр очень сложно? Тогда приняли решение интегрировать управленческий учет в проектный калькулятор. Это была собственная разработка компании. Ее придумал собственник, а сделал инженер планово-технического отдела, хотя все говорили ему, что никто так не делает и это не-воз-мож-но! С помощью этой формы рассчитывалась стоимость проекта, необходимые материалы, транспортные расходы для удаленных районов. Используя данные калькулятора внедрили учет сделок, сюда вносили не только прямые расходы, но и данные по договорам: сумма оплаты и задолженность клиента. Это помогало получать более точные фактические данные по поступлениям и выбытиям для отчета о движении денежных средств и отчета о прибылях и убытках. К тому же здесь указывался план по расходам и подсвечивалось отклонение от него ― это помогало принимать решения по выполнению планируемого и в моменте анализировать, что пошло не так. Упорядочили выдачу и возврат инструментов. Нужно было вести учет инструментов ― их не считали, и рабочие иногда оставляли инструменты на объектах, ломали или теряли их в процессе. А спросить было не с кого: кто вспомнит кто брал этот шуруповерт последним и в каком состоянии его возвратил? Поэтому провели инвентаризацию, упорядочили выдачу и возврат инструментов. Это помогло тратить на инструменты меньше.

Кейс часть 2 продолжение. Внедрили учет расхода и остатков материалов. Другая беда ― учет остатка материалов. Это частая проблема монтажных компаний: объект сдали, материалы остались, а куда их и как учитывать?Нужно наладить учет расхода этих материалов и их остатков на складе, чтобы перераспределять их на новые объекты, а не закупать новые расходники, когда есть еще с прошлого проекта. Для этого сделали отдельный склад и назначили кладовщика, который вносил данные по запасам. Разобрались с дивидендами. Завели систему фондов и правила распределения чистой прибыли в них. Это отразилось и на выплате дивидендов ― сейчас собственник получает их регулярно и больше, чем раньше. Получили результаты: Было сложно работать над внедрением учета в компании с несколькими направлениями. Но это дало хорошие результаты. 1. С помощью отчетов стало понятно, что розничный магазин (одно из направлений) и монтаж слаботочных сетей (тоже одно из направлений) дают стабильную прибыль. Директор стал развивать их ― вкладываться в рекламу и новых работников. 2. Детализация расходов в отчете о прибылях и убытках указала на черные дыры, в которые сливались деньги ― растерянные инструменты и неиспользуемые остатки материалов. Получилось их оптимизировать с помощью наведения порядка: учета расхода и остатка материалов, инструментов. 3. Создали правила распределения чистой прибыли и систему фондов, в том числе фонд дивидендов. Это помогло директору разделить личные деньги и финансы бизнеса, и получать достаточно денег на регулярной основе, не изымая их из компании хаотично. 4. Сократили расходы на производственный процесс и увеличили прибыль компании ― ведь выручка не поменялась, а тратить стали меньше. 5. Высвободили деньги, которые были заморожены в запасах. 6. Контролируем, нужно ли что-то дополнительно оплатить заказчику и уже не забываем выставлять счет. 7. Отслеживаем, сколько планировали потратить на заказ, а сколько уходит на самом деле. Вывод: когда в компании хаос, сложно понять какое направление прибыльное, а какое убыточное. Так же сложно выводить дивиденды для собственника и это только часть чёрных дыр в организации.